Opłaty eksploatacyjne w umowie najmu – jak je zawrzeć?

Koszty eksploatacyjne mieszkania to opłaty, do których zobowiązany jest najemca zgodnie z przepisami ustawy o ochronie praw lokatorów i są one niezależne od wynajmującego. Wysokość opłat eksploatacyjnych może zmieniać się z miesiąca na miesiąc, dlatego nie jest możliwe określenie ich dokładnej kwoty w umowie najmu. Zamiast tego, umowa powinna precyzować sposób regulowania tych kosztów. 

Istnieją trzy główne metody rozliczania opłat eksploatacyjnych, o których powiemy w dalszej części artykułu. 

Czym są koszty eksploatacji wynajmowanego mieszkania? – rachunki i opłaty 

Opłaty eksploatacyjne to wszelkie wydatki związane z bieżącym utrzymaniem mieszkania, które ponoszą najemcy. Obejmuje to koszty, które są niezbędne do codziennego funkcjonowania lokalu i utrzymania jego stanu technicznego. W praktyce oznacza to, że do opłat eksploatacyjnych zaliczamy:

• Koszty zużycia mediów – woda, gaz, energia elektryczna – to podstawowe koszty związane z eksploatacją mieszkania. Wysokość rachunków za te usługi zależy od zużycia, które może się różnić w zależności od liczby mieszkańców i stylu życia.
• Odbiór i oczyszczanie ścieków – w koszty związane z systemem kanalizacji i oczyszczania ścieków również są częścią opłat eksploatacyjnych.
• Koszty konserwacji i napraw – wydatki na drobne naprawy i konserwację budynku, takie jak remonty czy bieżące utrzymanie, są zazwyczaj pokrywane z tych opłat.
• Koszty administracyjne – wydatki związane z zarządzaniem nieruchomością, w tym wynagrodzenia dla administracji, również wchodzą w skład opłat eksploatacyjnych.
• Utrzymanie terenów wspólnych – koszty związane z utrzymaniem czystości i porządku na terenach wspólnych, takich jak chodniki, drogi, czy tereny zielone.
• Czynsz administracyjny – składają się na niego takie opłaty, jak: podatek od nieruchomości, wynagrodzenie zarządu spółdzielni lub wspólnoty mieszkaniowej i osób w nich pracujących, fundusz remontowy, ubezpieczenie czy bieżące koszty konserwacji.

Czynsz a opłaty eksploatacyjne – kluczowe różnice

Warto zdać sobie sprawę, że czynsz i opłaty eksploatacyjne to dwie różne kategorie kosztów. Czynsz to kwota, którą najemca płaci za prawo do korzystania z mieszkania. Jest to podstawowa opłata, której wysokość powinna być jasno określona w umowie najmu.

Opłaty eksploatacyjne natomiast są dodatkowymi kosztami, które wynikają z codziennego użytkowania mieszkania. Mogą obejmować rachunki za media oraz różne inne wydatki związane z utrzymaniem nieruchomości. W umowach najmu często widnieją dwie oddzielne kwoty: jedna za czynsz, druga za opłaty eksploatacyjne.

Jakie koszty nie wchodzą w skład opłat eksploatacyjnych?

Pomimo szerokiego zakresu kosztów, które mogą być zaliczane do opłat eksploatacyjnych, są pewne wydatki, które nie są w nie wliczone. Do tych kosztów należą:

• Koszty modernizacji i usprawnień – wydatki związane z podnoszeniem standardu budynku, takie jak remonty generalne czy modernizacje, które mają na celu poprawę jakości nieruchomości.
• Koszty aranżacji dla najemcy – wydatki związane z przystosowaniem mieszkania do potrzeb konkretnego najemcy, jak np. nowe wyposażenie czy zmiany w układzie pomieszczeń.
• Koszty wynikające z nieprawidłowego użytkowania – jeśli uszkodzenia wynikają z niewłaściwego użytkowania mieszkania przez najemcę, koszty naprawy mogą nie być uznawane za opłaty eksploatacyjne.
• Zaniedbania właściciela lub zarządcy – koszty związane z zaniedbaniami właściciela nieruchomości czy zarządcy, które wpływają na stan techniczny budynku, również nie są częścią opłat eksploatacyjnych.

Jak uregulować opłaty eksploatacyjne w umowie najmu i rozliczać z najemcą?

Tak jak wspominaliśmy wyżej, w tym akapicie opiszemy jak rozliczać opłaty eksploatacyjne z najemcami, aby nie dochodziło do sporów.

Najemca samodzielnie opłaca wszystkie opłaty eksploatacyjne

W tym modelu najemca odpowiada za regulowanie wszystkich rachunków związanych z mediami i innymi kosztami eksploatacyjnymi. Choć ten sposób może wydawać się najbardziej przejrzysty, jest rzadko stosowany, ponieważ wiąże się z ryzykiem opóźnień w płatnościach i dodatkową pracą dla wynajmującego związaną z monitorowaniem tych kosztów.

Wynajmujący opłaca rachunki i później rozlicza się z najemcą

W tym przypadku wynajmujący pokrywa wszystkie koszty eksploatacyjne i później przedstawia najemcy faktury do rozliczenia. Choć ten sposób zapewnia, że rachunki są regulowane na bieżąco, może prowadzić do opóźnień w zwrocie kosztów przez najemcę oraz dodatkowych obowiązków administracyjnych dla wynajmującego.

Pobieranie zaliczek na poczet opłat eksploatacyjnych

Jest to najczęściej stosowany model, w którym wynajmujący pobiera od najemcy comiesięczne zaliczki na pokrycie kosztów eksploatacyjnych. Na koniec okresu rozliczeniowego dokonuje się bilansu, porównując pobrane zaliczki z rzeczywistymi wydatkami, a ewentualne nadpłaty lub niedopłaty są regulowane między stronami. Ten model jest wygodny zarówno dla wynajmującego, jak i najemcy, ponieważ pozwala na bieżące zarządzanie kosztami.

Opłaty eksploatacyjne a opodatkowanie – porada eksperta

To, co jeszcze powinno Cię interesować, jako osobę inwestującą w nieruchomości jest to, czy jeśli najemca płaci Ci zaliczki na opłaty eksploatacyjne, to czy podlegają one opodatkowaniu. 

Według jednej z niedawno wydanych interpretacji podatkowych przychodem podlegającym opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych są jedynie otrzymywane przez wynajmującego kwoty czynszu. Pozostałe należności przekazywane przez najemców tytułem opłat eksploatacyjnych nie stanowią ani przychodu, ani przysporzenia majątkowego wynajmującego. 

Inwestuj z pomocą Dobrego Najmu

Jeśli planujesz inwestować w nieruchomości na wynajem, kluczowe jest zapewnienie prawidłowego zarządzania umowami z najemcami, aby uniknąć problemów z opłatami eksploatacyjnymi i innymi zobowiązaniami. Niedopatrzenie w zakresie terminowego regulowania opłat lub nieprecyzyjne zapisy umowy mogą wpłynąć na rentowność Twojej inwestycji oraz prowadzić do nieporozumień. 

W Dobrego Najmu zajmiemy się kompleksowym zarządzaniem Twoimi nieruchomościami, dbając o to, aby wszelkie opłaty były regulowane na czas, a umowy były dobrze skonstruowane, z jasnymi i precyzyjnymi zapisami dotyczącymi kosztów eksploatacyjnych. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy uprościć proces wynajmu i zapewnić Ci spokojną i dochodową inwestycję.

Opłaty eksploatacyjne w umowie najmu – podsumowanie

Opłaty eksploatacyjne są istotnym elementem umowy najmu, który może znacząco wpłynąć na całkowity koszt wynajmu mieszkania. Zrozumienie, jakie koszty wchodzą w skład tych opłat i jak powinny być one uregulowane w umowie, jest kluczowe dla zapewnienia przejrzystości i uczciwości w relacjach między wynajmującymi a najemcami. 

Dobrze skonstruowana umowa najmu, w której jasno określone są zasady dotyczące opłat eksploatacyjnych, pomoże uniknąć nieporozumień i zapewni obu stronom poczucie bezpieczeństwa i sprawiedliwości.